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Incrementar la dinámica empresarial con la gestión de Workflow
Cada organización empresarial cuenta con un particular flujo de trabajo para la realización de sus tareas. Conocido como Workflow, este se define por una secuencia de varias operaciones que conforman un proceso de negocio.
El flujo de trabajo puede ser automatizado, manual o mixto, según los requerimientos corporativos. Al aplicar un sistema de este tipo se pueden organizar y controlar recursos, así como establecer reglas necesarias para completar los pasos que deriven en un negocio exitoso.
El reparto de las tareas forma parte de los procesos recurrentes de todas las compañías, y aquí entran en juego los empleados de los diferentes departamentos. Cada asignación puede ser definida, gestionada y controlada a través de un software de gestión de Workflow.
El programa tiene la capacidad de gestionar las actividades relacionadas con el flujo de trabajo, las cuales permanecen conectadas de forma lógica y en orden correlativo. Además, permite mejorar la calidad de los procesos de trabajo con ciclos más cortos, ahorro de dinero y un aumento de la transparencia en cada fase.
Proceso automatizado
El Workflow ha evolucionado y ahora, con el desarrollo de los nuevos programas, lo que se busca es la total automatización de los procesos. La idea es tener un control total de las diferentes etapas que están involucradas.
En este punto, los documentos, las tareas y la información se transfieren de un participante a otro, de acuerdo a las normas establecidas en la empresa.
Los nuevos programas disponibles se han transformado a partir de los sistemas de gestión de imágenes, bases de datos, sistemas de correos electrónicos y el sistema de gestión de documentos.
Las aplicaciones Workflow permiten realizar un seguimiento de cada etapa del proceso, y aquí se incluyen las herramientas para el control o gestión del flujo de trabajo. De hecho, en el mercado existen diferentes tipos de plataformas que se relacionan con el Workflow. Por lo tanto, está el flujo de trabajo corporativo, de aplicación, de producción y el documental.
También hay empresas especializadas que ofrecen el software para que las compañías den el próximo paso y consigan una mayor eficiencia en sus procesos productivos. Una de ellas es SER Group, que desde su portal ser-solutions.es cuenta con la información necesaria para conocer de cerca cómo se desarrolla una gestión de Workflow.
En el sitio web, el personal explica de qué se trata el Workflow estructurado y los flujos de trabajo que están basados en casos y conocimientos. Para profundizar más sobre todos estos aspectos, solo hay que entrar aquí: https://www.ser-solutions.es/temas/gestion-de-workflow.html.
Planificación estratégica
Antes de la instalación de una plataforma de este tipo es muy importante realizar un análisis de los procesos con la intención de practicar una eficiente gestión de flujo de trabajo. Lo ideal es obtener un conocimiento profundo de la organización y de su planificación estratégica.
El primer paso es realizar entrevistas a quienes estarán involucrados en los procesos. Es decir, hay que conversar con los trabajadores que guardan relación con las tareas para identificar las actividades y sus secuencias.
La dinámica también servirá para saber cuáles son los participantes, sus responsabilidades y el nivel de jerarquía de cada uno. En esta fase también se determina el tipo de información que se utiliza, que se genera o que se transforma durante los procesos.
El segundo paso consiste en efectuar un análisis de los procesos. La información se obtiene a partir de una serie de preguntas, como cuál es la razón de su existencia, lo que se desea lograr, qué tipo de valor se añade al producto final o cuáles son los sistemas utilizados.
El tercer y último paso es el que guarda relación con la documentación del proceso, lo que se traduce en realizar un diagrama sobre cómo es su desarrollo actual. La misión es buscar una alternativa para mejorar su eficiencia.
Las empresas saben que contar con acceso a la información es fundamental para el desarrollo de sus negocios. Hoy en día, esa dinámica debe ser lo más ágil y eficaz posible.
Hay que tener en cuenta que, por lo general, los datos se presentan en diferentes formatos, dependiendo del tipo de documento. Por lo tanto, hay archivos del programa de procesamiento de texto Word, imágenes o animaciones, lo que puede generar una dificultad a la hora de tener acceso a ellos.
El tiempo invertido para hallar información es muy valioso, por lo que utilizar una herramienta de Workflow integrada permitirá sacar un mayor provecho.
Los programas de flujo de trabajo tienen varios objetivos, pero pueden resumirse en que buscan acercar a las personas, los procesos y las máquinas. Al encontrar la fórmula se genera un ahorro de dinero, acelerando al mismo tiempo la realización del trabajo. Para alcanzar los objetivos deben establecerse con prioridad cuáles son las estrategias a aplicar.
